Membuat Event Offline di Era New Normal? Siapa Takut!

Selama masa pandemi ini beberapa event secara otomatis harus ditunda atau bahkan malah dibatalkan. Hal tersebut tak lain bertujuan untuk mengurangi penyebaran virus Corona. Namun seiring berjalannya waktu, para pemangku kekuasaan mulai menerapkan sistem yang disebut “New Normal” demi mengembalikan laju ekonomi yang sempat down saat pandemi mulai menyerang. Dengan adanya sistem tersebut, event offline mulai diperbolehkan tetapi perlu mempersiapkan banyak hal untuk menyesuaikan tatanan era new normal.

Perijinan tersebut tentu menjadi angin segar bagi para event organizer yang sudah lama merasakan paceklik pada bidang usahanya. Adaptasi sektor MICE di era baru ini dilakukan mulai dari hal-hal sederhana yang meliputi pengecekan suhu tubuh, penggunaan masker dan face shield, menerapkan pembatasan jarak, serta mencuci tangan dengan sabun atau menggunakan hand sanitizer secara teratur. Penerapan protokol kesehatan pada setiap event di era new normal ini bertujuan untuk memastikan keamanan dan kesehatan seluruh pihak. Lalu apa saja yang perlu dilakukan oleh para penyelenggara event?

Menteri Kesehatan (Menkes) Terawan Agus Putranto menerbitkan aturan mengenai protokol kesehatan bagi masyarakat di tempat umum. Salah satu kegiatan umum yang diatur adalah penyelenggaraan event atau pertemuan. Protokol kesehatan terkait penyelenggaraan event ini diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/382/2020 tentang Protokol Kesehatan bagi Masyarakat di Tempat dan Fasilitas Umum dalam Rangka Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Disease 2019 (COVID-19). Di bawah ini adalah beberapa protokol kesehatan jasa penyelenggaraan event/pertemuan yang diterbitkan oleh pemerintah:

Persiapan Venue

• Memasang beberapa media informasi di tempat yang strategis untuk mengingatkan pengunjung/peserta agar selalu mengikuti ketentuan jaga jarak minimal 1 meter, menjaga kebersihan tangan, dan disiplin menggunakan masker.
• Menerapkan batas jumlah peserta event sesuai dengan kapasitas venue yang sudah diatur dengan tempat duduk berjarak.
• Menyediakan fasilitas cuci tangan dan hand sanitizer di beberapa titik lokasi yang mudah diakses oleh semua stakeholder.
• Untuk pertemuan di dalam ruangan, selalu menjaga kualitas udara di ruangan dengan mengoptimalkan sirkulasi udara dan sinar matahari, serta melakukan pembersihan filter AC.
• Melakukan pembersihan dan disinfeksi secara berkala (setidaknya tiga kali sehari) terutama pada pegangan pintu, tangga, meja, kursi, mikrofon, tombol lift, dan fasilitas umum lainnya.

Persiapan Tim Penyelenggara

• Pengelola/penyelenggara diharapkan untuk selalu memperhatikan informasi terkini serta himbauan dan instruksi pemerintah pusat maupun daerah terkait COVID-19 di wilayahnya. Informasi secara berkala dapat diakses pada www.covid19.go.id atau https://infeksiemerging.kemkes.go.id, dan berdasarkan kebijakan pemerintah daerah setempat.
• Memastikan seluruh tim yang terlibat memahami tentang pencegahan penularan COVID-19.

Persiapan Peserta

• Larangan masuk bagi tim/peserta yang memiliki gejala demam, batuk, pilek, nyeri tenggorokan, dan atau sesak napas.
• Melakukan pengukuran suhu tubuh di pintu masuk. Apabila ditemukan suhu >37,3 derajat C maka tidak diperkenankan masuk ke venue.

Selain beberapa peraturan yang diterapkan oleh pemerintah di atas, para penyelenggara juga diharapkan bisa melakukan adaptasi pada sistem pembayaran dan dokumen kepesertaan dengan beralih menggunakan opsi digital seperti pembayaran non tunai menggunakan QR atau sistem data peserta yang terintegrasi. Peralihan ke sistem online ini akan membantu pengunjung/peserta untuk menikmati acara sekaligus mengoptimalkan transaksi digital yang meminimalisir kontak fisik.

Tentunya kita sangat berharap semoga situasi ini bisa segera pulih agar kegiatan ekonomi bisa kembali bangkit. Namum, kita juga perlu memahami bahwa kondisi pasca pandemi tidak bisa lagi sama seperti kondisi sebelum pandemi. Para event organizer perlu melakukan penyesuaian-penyesuaian agar dapat menghadapi tantangan yang ada. Tetap semangat ya! Jangan takut bikin event offline 🙂

referensi:

https://news.detik.com/berita/d-5060921/ini-protokol-kesehatan-bagi-jasa-penyelenggaraan-event-saat-new-normal

https://www.cashlez.com/blog/menjadi-event-organizer-di-masa-new-normal-siapa-takut_520.html

Yunita Rachmayanti