Fungsi Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), planning (perencanaan). Ketiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja yaitu planning. Enterprise Resource Planning (ERP) menekankan perencanaan sumber daya perusahaan pada aspek finansial, sumber daya manusia, rantai suplai dan lainnya.

Secara umum, Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan atas perusahaan.

Pada organisasi atau perusahaan yang tidak menerapkan sistem ERP, umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap unit kerja memiliki database tersendiri. Sistem terpisah demikian memiliki database yang berbeda dan sering terjadi ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya. ERP (Enterprise Resource Planning) ini dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien. Sistem ERP memiliki banyak kegunaan bagi berbagai jenis dan ukuran perusahaan dari segala industri.

Lalu, apa saja fungsi ERP untuk bisnis ?

1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data yang dimasukan pada suatu modul maka modul-modul lain akan secara otomatis diperbaharui juga. Pembaharuan ini terjadi secara realtime atau tepat pada waktu terjadinya transaksi. Semua modul bisnis yang ada pada sistem ERP menggunakan resource yang sama sehingga data yang ditampilkan juga akan sama di semua modulnya.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja yaitu saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya. Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi (dihilangkan) dan kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga dapat diminimalisasikan. Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting. Kesalahan data tidak akan terjadi jika semua modul telah terintegrasi dengan baik.

2. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi

Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen untuk lebih tepat memanfaatkan sumber daya yang dimiliki. Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen dan laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.

Dengan menggunakan ERP yang mampu menyajikan keseluruhan data dari tiap modul dengan baik dan akurat dan sistematis, maka Anda dapat melakukan monitoring serta perencanaan improvisasi strategi bisnis kedepannya dengan lebih baik karena data yang disajikan lebih terpercaya. Hal ini dapat memudahkan para bisnis development Anda untuk menentukan strategi kedepannya dengan lebih baik karena didasarkan data yang benar dan terintegrasi.

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Sistem ERP dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.

4. Meningkatkan Kolaborasi

Dengan data-data yang disajikan dengan akurat akan menghadirkan kemungkinan kolaborasi antar divisi dengan lebih baik. Kolaborasi antar divisi yang baik sangat penting untuk meningkatkan efisiensi serta profit perusahaan.

Data antar divisi terkait yang disajikan dengan baik dan realtime akan memotong waktu pertukaran data antar divisi yang berkaitan sehingga akan lebih cepat dan efisien.

5. Keamanan Data Meningkat

ERP memiliki firewall serta control pembatasan untuk mencegah terjadinya pelanggaran penggunaan data. Karena seluruh data terpusat dan tersimpan dengan ketat maka keamanannya pun akan terjaga. Admin dapat membuat role tertentu untuk mengakses sebuah data atau melakukan akses tertentu. Admin juga mampu menghentikan akses secara langsung apabila terdapat user yang mencurigakan di dalam sistem ERP tersebut.

Sumber Referensi :

https://www.jurnal.id/id/blog/2017-pengertian-keuntungan-menggunakan-sistem-erp/

https://www.sumihai.co.id/id/fungsi-erp-dalam-perusahaan-untuk-efesiensi-kerja/