Meeting Online Lebih Kondusif dan Efektif

Pertemuan menggunakan pemanfaatan teknologi saat ini lagi trend akibat merebaknya pandemi virus corona. Hampir seluruh kegiatan disarankan untuk dilaksanakan secara online guna menghindar terjadinya pertemuan. Sehingga alternatif yang tepat yakni dengan melakukan sejumlah kegiatan semua dari rumah, termasuk dalam hal rapat. Meeting online kini menjadi bagian yang tak terpisahkan selama Work from home yang terbukti efektif untuk meningkatkan produktivitas kerja. 

Ketika sedang berada di tempat yang berbeda, aktivitas secara virtual ini dapat dilakukan guna menghemat waktu dan biaya. Anda bisa memanfaatkannya untuk berkumpul dan membahas project bersama para kolega kerja. Namun, melakukan meeting online bukanlah perkara sederhana. Ada banyak hal yang harus dipersiapkan agar rapat dapat berjalan kondusif dan efektif.

1. Agenda yang Jelas

Persiapkanlah poin-poin penting apa saja yang akan dibahas sebelum menggelar meeting online. Agenda ini bisa dikirimkan setidaknya 24 jam sebelum rapat virtual dilaksanakan. Hal ini penting agar rekan kerja mengetahui tujuan dari meeting tersebut dan bisa menyiapkan materi yang diperlukan sebelumnya. Alhasil, rapat pun akan menjadi penuh persiapan dan semua orang yang berpartisipasi bisa saling bertukar ide, berkolaborasi secara aktif, hingga akhirnya mengambil keputusan dengan baik.

2. Persiapkan Peralatan Rapat

Sebelum memulai meeting, perlu memperhatikan peralatan yang akan digunakan, termasuk laptop, koneksi internet, aplikasi meeting online, buku catatan, pulpen dan lain sebagainya. Jika menggunakan laptop, pastikan fitur webcam sudah aktif dan microphone juga aktif agar suara terdengar saat meeting. Selain itu, pastikan koneksi internet berjalan lancar tanpa hambatan. Ini sangat penting agar tidak mengganggu keberlangsungan meeting online nantinya.

3. Atur Waktu Rapat

Mengatur batas waktu rapat akan dapat membuat suasana menjadi kondusif. Meeting online dapat dilakukan dalam waktu 30 menit ataupun lebih sesuai dengan kebijakan masing-masing. Aturlah waktu selama 30 menit tersebut secara lebih detail. Misalnya, atur 20 menit untuk membicarakan topik pembicaraan, lalu 10 menit untuk sesi pertanyaan. Dengan cara seperti ini para peserta tidak akan keluar jalur dan tetap fokus kepada pembicaraan.

4. Pilih Tempat yang Kondusif

Agar meeting online berjalan lancar dan efektif, pilihlah tempat yang kondusif dalam rumah seperti ruang belajar atau pastikan kamu seorang diri di dalam kamar paling tidak sampai meeting selesai. Hal ini dimaksudkan agar para rekan kerja yang lain tidak terganggu dengan kebisingan yang diciptakan dari anggota keluarga. Cara ini penting, sebab lingkungan yang berisik akan mengganggu kenyamanan dan konsentrasimu.

Herlina Fittriani